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OA辦公自動化系統解決方案

時間:2016-06-21   來源: 珠峰云計算--互聯網5A服務商     字體:【 】     點擊數:0

關鍵詞:OA辦公自動化系統 OA辦公軟件 南昌軟件公司
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 在人類邁向社會信息化的今天,如何進一步提高行政辦公效率,健全管理指揮系統,進行信息共享,提高信息的傳遞速度和質量,實現管理現代化和決策的科學性、先進性和實時性,是擺在每一個企事業單位和面前的重要課題。珠峰為了提高辦公效率,加強管理能力,適應今后信息化社會的發展要求,將在公司內全面應用OA系統。 

1、 組織機構 

公司內部各科室、事業單位;XX分公司;XX分公司;XX分公司;XX區分公司;XX分公司。約500個點需求。

2、系統建設目標

適應網上辦公的業務需求,建立一套包括公文管理、協同工作流程、信息門戶、文檔與資源管理、知識管理、各種業務數據與報表管理的企業協同辦公系統??紤]到各分公司信息化的發展,系統要支持多種形式部署和整合應用。

3、系統建設原則

本系統建設實施的原則是基于現有成熟的、有豐富應用案例的軟件產品,并能針對我公司情況進行個性化的實施與應用,并在規定的時間內完成軟件交付、項目實施培訓與上線。

系統設計要求

1、適用性

系統應考慮現有軟硬件平臺的實際和未來發展的趨勢,使得系統具有良好的適用性。

2、先進性

采用先進技術架構和設計方法,融合先進的管理思想,結構化程度高,靈活性、兼容性、集成性、開放性,符合技術發展趨勢,適應用戶成長需要。

3、可操作性

系統易于上手、便于使用,只需要較少培訓既能推廣使用,系統管理工作較少,并能夠根據需求的規模分解管理任務。

4、穩定性

系統從底層數據庫到功能層應經過嚴格測試,軟件設計優化,數據庫穩定,功能順暢,沒有堵塞、丟失數據的現象,能在不同的硬件、網絡、操作系統以及操作習慣中長期平穩運行,適合大規模用戶使用,以保證日常辦公的正常進行。

5、安全可靠性

系統要求具備高度嚴格、靈活定義的安全機制,保證系統的信息安全,防止數據機密的泄漏。應用軟件系統設置系統安全保密機制,提供對用戶、軟件功能、數據文件的安全管理。應用軟件系統可采用數據加密機制,進行數據傳輸。針對用戶具有如UKEY等多種認證方式。

6、可配置性

系統可配置性包括部門配置、人員角色配置、公文樣式配置、表單配置和處理流程的配置等。

7、可擴充性

系統應具有良好的外接接口,隨著業務的不斷擴充,整個系統應能夠方便添加新的處理模塊。

8、易用性

界面友好,結構清晰,流程合理,功能一目了然,菜單操作滿足用戶使用習慣。易理解、易學習、易使用,實現便捷操作。

9、性能要求

要求在同時在線500用戶的情況下,OA 系統用戶用密碼登錄響應時間小于5 秒;工作流程及收發100K 明文郵件等操作響應時間小于5 秒。

按照標準軟硬件環境下并發操作為標準,簡單操作響應時間≤5秒,復雜數據報表等操作響應≤10 秒。

10、開放性

要求軟件在不影響功能和安全的情況下,開放數據字典、數據交換接口,開放軟件部分源代碼,提供深入的二次開發指南。用戶可以方便自行開發功能模塊,以擴展其應用。

系統技術要求

1、B/S 架構

架構要求系統采用B/S 架構,降低系統維護與升級的成本和工作量。支持數據庫系統與WEB應用程序系統分離部署。

2、操作系統與其它應用軟件

服務器端支持跨平臺運行,支持各種主流操作系統,如Windows 、Unix、Linux等,支持各種主流的瀏覽器,IE瀏覽器支持6.0及以上版本,OFFICE、WPS軟件支持主流的2003/2007及2010等版本。

3、即時通訊

支持即時通訊,可以實現開機自動登陸OA,任務、消息自動提醒辦理,支持文持文件在線及離線傳送功能,支持遠程協助功能,離線文件傳送、語音、視頻會議等功能。

4、移動辦公

支持安卓、蘋果等移動設備辦公,可在該設備上安裝客戶端工具,實現移動設備辦公,移動設備上可進行郵件收發、文件查閱、通知公告查看、工作日程安排、工作日志撰寫以及工作流審批與轉交、數據報表的查閱等功能應用。

云辦公

可根據個人情況在服務器上劃分辦公空間,做到文件、資料云存儲,避免因個人電腦癱瘓導致的數據丟失。

系統建設實現目標 

建立共享的協同辦公平臺,實現公文處理、事務管理、個人辦公和內部電子郵件系統,實現圖形化工作流程的自定義、表單自定義,規范各項工作,提高工作效率。實現文件歸檔管理要求,使各類文件文檔能夠按權限進行保存、共享,能夠非常方便地查找和使用。實現集中數據管理,可進行各種數據報表的提取、加工與分析,并進行圖形化顯示,支持從其它系統中提取數據并在OA軟件中呈現。

通過實現辦公自動化,可以優化現有的管理組織機構,調整管理體制,在提供效率的基礎上,增加協同辦公能力,強化決策的一致性,后實現提高決策效能的目的。

系統建設原則 

系統實施開發在現有的、成熟的軟件產品基礎之上,結合我單位實際情況并進行應用,支持二次開發與深度定制。

本需要描述只提出對辦公自動化系統的基本功能要求,軟件商可在此基礎上增加特色模塊。

系統建設應遵循“系統設計要求”中所規定的原則進行建設。

系統非功能要求

1、軟件非功能性要求

1.1、軟件架構與登陸方式

1.1.1、軟件采用B/S結構,無須安裝任何客戶端軟件即可實現移動辦公;

1.1.2、軟件支持IM即時通訊工具,可實現開機自動登陸,任務自動提醒,支持文件/消息的即時傳送,支持通過IM工具實現離線文件發送、支持群組、遠程協助、語音視頻等功能;

1.1.3、支持通過手機的瀏覽器上網,實現3G上網移動辦公,手機可以辦理工作流程事務。還要求支持手機客戶端模式使用OA,支持常用的IOS系統、安卓系統??蛻舳四茈S著服務器端要求自動升級。

2、軟件界面

2.1、軟件有良好的操作界面,用戶可更改登陸界面。用戶可以自定義桌面,可以調整桌面模塊,快捷菜單等。

2.2、軟件應提供多套風格界面,用戶可根據自己的喜好調整工作界面,支持圖標化的風格界面。

2.3、各模塊顯示列表內容的條數可以由管理員自行定義。

2.4、支持門戶設置,不同角色、單位人員可以設置不同的門戶,以實現不同內容的呈現。

3、數據備份與恢復

3.1、軟件支持數據庫定時自動備份功能,提供一鍵式數據備份工具,方便數據備份與恢復;

3.2、軟件支持數據庫導入、導出、修復等功能,即使在服務器突然掉電或中止運行的情況下,也能確保系統數據不會受到破壞。

3.3、能定時檢測應用服務占用資源情況,在服務器資源緊張的情況下,能自動檢測并重啟相關服務,釋放資源。

4、安全性

4.1、軟件有豐富的安全加密、認證、保密措施,確保系統安全無風險運行;

4.2、用戶登陸時,支持USB加密鎖、動態密碼卡、支持Windows域用戶認證等多種安全登陸認證機制;

4.3、系統提供詳細的審計功能,審計人員能即時審計安全操作日志;

4.4、軟件支持數據加密傳輸功能;

4.5、工作流程系統支持電子印章系統(要求不限用戶數)確保數據安全,電子印章系統要取得國家相關部門的安全認證; 

4.6、支持OFFICE、WPS文檔在線編輯保留痕跡功能,支持對文檔操作保留文件級操作日志,支持保留文檔的歷史版本功能;

4.7、支持OFFICE、WPS文檔電子簽章功能,能對文檔進行加密保護。

5、易用性要求

5.1、軟件功能設計合理,易于操作使用,有電腦及軟件基礎知識的人員,無須經過專業培訓,即可快速掌握軟件操作;

5.2、軟件提供聯機幫助說明文檔,提供軟件操作的電子文檔說明書,方便用戶使用。

5.3、能根據用戶單位實際需求,在實施完成后,為用戶定制軟件操作的視頻培訓資料。

6、穩定性與運行速度

6.1、軟件有較快的運行速度,在網絡優良的情況下,普通主流服務器配置,500人在線同時使用,普通的功能操作響應時間控制在5秒鐘以內;

6.2、系統有很強的穩定性,保證能支持系統長年不間斷安全運行;

7、用戶數要求

要求軟件注冊人數在1000人左右,至少支持500人的并發用戶數。

8、軟件開放性

8.1、軟件要求開放數據庫字典結構,有詳細的數據庫文件說明。

8.2、在不影響軟件安全性和版權控制的前提下,開放軟件50%以上的源代碼。開放軟件源代碼,須提供開放代碼的數量比例,開放源代碼的模塊等。

9、二次開發與系統整合

9.1、在本地有項目實施及二次開發的技術團隊,能根據我單位情況需求進行個性化二次開發;

9.2、提供二次開發的標準文檔,并提供二次開發深入培訓,方便用戶自行二次開發。

9.3、在對方系統開放數據接口并提供技術支持的情況下,支持與其它業務系統整合,實現單點登陸應用;

9.4、在對方系統開放數據接口并提供技術支持的情況下,支持從其它系統提取數據,并在OA系統模塊中呈現,同時支持這些數據進行二次加工與分析,并在移動設備(如智能手機)上呈現。

軟件功能模塊要求

1、必備基礎功能模塊

1.1、電子郵件:支持內部郵件發送,支持群發功能,能查看郵件的查閱情況,郵件支持批量上傳附件,支持內外網郵件一體化應用;

1.2、內部短信:用內部短信實現重要信息的提醒,用戶能查看、管理短信;

1.3、手機短信:支持用手機短信實現重要信息的提醒,支持手機回復至OA,可支持網關或短信貓形式的手機短信發送與提醒;

1.4、日程安排:可安排工作日程,實現定期提醒,領導可看員工的日程安排,可直接為員工安排工作日程;

1.5、工作日志:員工可以撰寫工作日志,可以設置將工作日志共享給指定人,可對工作日志進行點評;

1.6、會議管理:實現會議的申請、會議資料上傳,會議審批與會議紀要等,會議查詢等;

1.7、車輛管理:實現車輛的申請、使用與審批,可進行車輛維護登記;

1.8、信息發布:實現單位通知公告、新聞、行業動態等各種信息的發布;

1.9、文件管理:實現單位各種文檔、資料的規范管理,能嚴格區分權限;

1.10、人事檔案:單位人事檔案資料的管理、查詢、統計和分析功能。

1.11、考勤管理:實現單位人事考勤、請假、出差等數據的統計和管理;

1.12、培訓管理:實現單位內部培訓管理,好能支持在線考試。

1.13、投票管理:實現各種類型的投票管理,支持實名或匿名投票,可自動統計投票結果。

2、重點功能模塊

2.1、工作流程系統

1) 支持自定義工作流功能。工作流程設計簡單易學,支持圖形化工作流程設計功能;

2) 工作流表單設計至少支持單行框、多行框、下拉菜單、單選框、復選框、宏控件、時間日期控件、電子簽章控件等功能,利用豐富的表單控件可以設計出精美實用的表單;

3) 工作流表單設計支持從WORD、EXCEL、WPS設計表格并導入,支持HTML語法規則,支持用網頁設計軟件設計。

4) 工作流步驟支持固定流程和自由流程功能;

5) 工作流程圖和表單均支持導入導出功能;

6) 工作流程支持前進、回退、分支、選擇、判斷、收回、刪除、委托、并發、會簽、催辦、主辦人臨時增加經辦人等功能;

7) 工作流程支持按任意條件進行查詢功能,支持查詢統計結果生成報表并導出功能;

8) 工作流程的轉交支持內部短信、手機短信等多種方式提醒。

9) 工作流程每步可以設置辦理時限,對于超時辦理的工作流可統計并催辦。

10) 支持子流程功能,多個流程可以能用工作流程可以相互關聯、數據調用,甚至形成事務管理系統。

11) 工作流程設置支持自動文號規則,支持流水號設置功能。

12) 工作流程辦理完畢,支持自動歸檔、轉發到公告通知、新聞等信息發布模塊功能;支持套打功能,能打印原始表單也可以按模板格式打印表單數據。

13) 工作流程能和固定模塊如車輛管理申請、辦公用品申請等模塊實現數據關聯,信息共享,無須流程走完后,手動修改固定模塊中的數據。

14) 通過工作流程系統,能實現公文管理、印章管理、合同管理、物品申購、項目管理、出差、財務報銷管理等,并能生成相應的統計報表;

2.2、電子公文交換系統

1) 電子公文管理模塊設計須遵循工作流程設計的相關規則及國家相關部門對電子公文管理的有關管理規定。

2) 收文管理:實現收文、登記、處理、查詢、歸檔。實現對公文分類、標識信息(包括標題、種類、緩急、密級、收文字號、主題詞、收文機關、發往單位、印發時間、生效時間、承辦人等)的登記;批示和處理情況登記; 查閱收文辦理情況,包括經手的領導、部門名單、收文時間,相應的處理意見; 按歸檔要求對收文進行立卷登記或銷毀登記。

3) 發文管理:實現發文、處理、查詢、歸檔。包括設定發文題目及發文負責人,填寫發文擬稿紙,草擬文件內容, 領導對草擬文件內容審核、批示意見, 有關領導對發文稿進行會簽,并簽發, 對正式發文稿進行校對, 按要求查閱需要使用的公文內容,按歸檔要求對發文進行立卷登記或銷毀登記等內容。

4) 公文管理系統應結合檔案管理系統,收、發文辦理完成后,能方便地進地歸檔、查閱等工作;

5) 公文管理系統須集成電子印章管理、版式文件管理等功能,相關功能須經過國家相關安全部門資質認證,集成的電子印章不限制使用人數。

6) 支持WORD(WPS)附件模塊從表單中提取數據,生成格式文件,從而實現發文的快速編輯與排版功能。

7) 電子公文操作支持安全日志記錄,記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等,以保證電子公文的真實性和安全性。

2.3、智能報表系統: 

1) 支持并兼容Excel(WPS表格)軟件的功能,能直接導入、導出Excel文件,格式不會發生任何變化;

2) 支持表格數據庫定義功能,即將Excel表轉換定義到數據庫底層。

3) 數據報表能靈活定義不同角色、用戶的操作權限,以使不同崗位的人能進行不同的報表填報、審核、查詢、統計、分析功能。

4) 數據報表支持直觀的圖形化顯示功能,能支持常見的如餅形圖、直方圖、散點圖等。

5) 數據報表支持流程定義功能,不同的步驟可以設置不同的經辦權限和可寫、可視字段。支持單人填報和協同填報模式。

6) 支持集成調用外部數據庫數據功能,能實現不同業務系統之間的數據整合調用。本次實施要求從HIS系統中提取相關的數據在OA系統中進行查閱,并支持對相應的數據進行二次加工分析。

7) 通過設置表格間數據公式、邏輯關系,能方便地生成靈活的業務管理系統。

8)可用來靈活構建應急值班管理系統及績效考核等業務系統等。

項目實施、培訓、售后服務與軟件升級

1、要求能根據我單位的實施情況,提供專業周到的項目實施服務。實施的內容主要包括各模塊的初始化設置、工作流程及各種數據報表的調研、設計和修改。實施的總體要求為在較短的時間內,使通用化的軟件能在我單位具體應用。由實施單位完成的100項以內的工作流及20項以內的報表模板設計; 

2、能根據用戶單位需求,不斷升級改進軟件功能。要求軟件至少提供3年內免費升級,如能提供更長時間免費升級的,請注明;

3、提供分崗位、分模塊、分層次的軟件使用培訓,對管理員提供深入的培訓,使管理員能完全掌握軟件的安裝、升級、維護以及工作流程、數據報表的設計工作。

4、售后服務要求:為用戶提供專業周到的售后服務,現場服務要求5(每周五天)*8 (小時)服務,緊急故障要求在4小時內確保系統恢復正常運行。

5、除了現場服務外,要求提供電話、傳真、網絡等形式的即時服務。服務承諾應寫明服務方式,服務費用以及免費服務的年限等。我方要求軟件現場免費服務的時間不低于一年。

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